Zettelwirtschaft im Handwerksbetrieb beenden

Der Anruf landet auf der Mailbox, die Adresse steht auf einem Zettel im Auto, das Angebot liegt in Word, die offenen Rechnungen in Excel und die Fotos von der Baustelle irgendwo in der Galerie am Handy. Jedes Teil funktioniert für sich. Zusammen kosten sie dich jeden Tag Zeit und Nerven.

Woran du merkst, dass es Zeit für ein System ist

• Du suchst regelmäßig nach einer Telefonnummer, einem Foto oder einer alten Rechnung.
• Du tippst dieselben Kundendaten mehrmals ab, zuerst in den Kalender, dann ins Angebot und später in die Rechnung.
• Deine Mitarbeiter rufen dich an, weil sie nicht wissen, wo sie morgen hinfahren.
• Am Monatsende weißt du nicht genau, welche Rechnungen noch offen sind.
• Wenn du einmal krank bist oder Urlaub hast, steht im Büro alles still.

Wenn du dich bei zwei oder mehr Punkten wiederfindest, liegt das nicht an dir. Es liegt daran, dass deine Informationen auf zu viele Orte verteilt sind.

Was ein gemeinsames System leisten sollte

Eine Software für den Handwerksbetrieb muss nicht alles können. Sie sollte aber die Schritte abdecken, die jeden Tag vorkommen, und sie sauber miteinander verbinden.

1. Anfrage. Anrufe werden angenommen, auch wenn du auf der Baustelle bist, und der Kunde wird gleich angelegt.
2. Termin. Besichtigungen landen im Kalender, und das Team sieht, wer wann wo ist.
3. Besichtigung. Maße, Notizen und Fotos werden direkt beim Kunden gespeichert.
4. Angebot. Aus der Besichtigung wird ein Angebot, ohne dass du alles abtippen musst.
5. Auftrag und Baustelle. Arbeitsschritte, Zeiten und Fotos laufen beim Auftrag zusammen.
6. Rechnung. Die Rechnung kommt aus dem Angebot, mit Anzahlung und Schlussrechnung.

Der eigentliche Vorteil ist nicht die einzelne Funktion. Es ist, dass alles beim selben Kunden hängt und du nichts zweimal eingeben musst.

So sieht das bei sanier.at aus

Bei sanier.at bekommst du Telefonassistent, CRM und App in einem. Der Assistent nimmt Anrufe an und bucht Besichtigungen. Im CRM verwaltest du Kunden, Angebote, Aufträge und Rechnungen. In der App dokumentiert dein Team die Baustelle mit Fotos und Arbeitsschritten. Im Büro arbeitest du am Computer, unterwegs am Handy, und beide sehen dieselben Daten.

Worauf du beim Umstieg achten solltest

• Klein anfangen. Starte mit neuen Kunden und Aufträgen statt alles auf einmal umzustellen.
• Das Team mitnehmen. Zeig deinen Mitarbeitern am Anfang nur die zwei oder drei Dinge, die sie wirklich brauchen.
• Hilfe bei der Einrichtung. Firmendaten, Preise und Vorlagen einmal richtig anzulegen spart später viel Ärger. Lass dir dabei helfen.
• Kein langer Vertrag. Eine Software, die du monatlich kündigen kannst, muss dich jeden Monat aufs Neue überzeugen.

Fazit

Fünf Programme und ein Stapel Zettel funktionieren, solange der Betrieb klein bleibt und du alles im Kopf hast. Sobald mehr Aufträge und Mitarbeiter dazukommen, wird genau das zur Bremse. Ein gemeinsames System nimmt dir das Suchen und Abtippen ab, damit du dich um die Arbeit kümmern kannst, die bezahlt wird.

Willst du sehen, wie das für deinen Betrieb aussehen würde? Frag unverbindlich an, wir richten alles persönlich mit dir ein.